ALAYA Case Studies 01

マニュアル制作に特化した
「現場主導型CMS」
iTrexの導入サポート

マニュアル制作の現場で作業効率化を検討する際には、制作環境のシステム化が重要な課題となってきます。
一般的にCMS（Contents Management System）とはWebサイトのコンテンツを構成するテキストや画像、レイアウトなどを一元的に管理するシステムですが、近年これとは区別してマニュアル制作に特化したCMSを導入する動きが進んでいます。
特に海外向けマニュアルを制作している企業さまにおいては、作業効率アップとともに、品質向上や費用対効果をもたらすツールとしてiTrexの導入は有効です。

アラヤがサポートするトリセツ用スタートアップCMS
FEATURES

iTrexとは

スモールスタート＆クイックウィン

一般的なCMSは全社的な取り組みを前提とした大掛かりなシステムが多く、高額な導入費用が必要となります。さらに、運用体制の構築を含め関係各部署との調整、ルール策定に時間を要することが大きな課題となっています。

アラヤが導入サポートするマニュアル制作CMS「iTrex」は、導入費用と時間をコンパクトにすることができます。まずは導入し、使ってみることでCMSを知ることができ、スモールスタート＆クイックウィンを繰り返すことで将来的な管理・運用設計ビジョンが描きやすくなります。

特長 

マニュアル制作現場から生まれたCMS

iTrexはマニュアル制作会社が、重複する作業の削ぎ落としや様々な課題の解決法を盛り込みながら、日々の業務効率化を目的として自ら開発したマニュアル制作のためのCMSです。

特長 

導入で得られる効果

  • 制作工数の削減・効率化
  • テキスト流用率の向上
  • 複数マニュアル共通記載の一括編集による原稿・編集工数削減
  • 表記揺れ、翻訳揺れなどの軽減
  • 多言語工程の工数削減
  • 編集作業の半自動化による工数削減
  • ワンソースマルチユース
  • WEB取説展開によるコールセンターへのコール数削減

特長 

使い勝手のよいマニュアル制作CMS

CMS導入に伴うライティング手法の変更や、既存文のリライトを行わずに、テキストを「部品化」することが可能です。
また、従来のDTP作業のような細かいテキスト編集操作にも対応。
改版時の変更箇所や変更内容を校閲用PDF上で表示することができるため、校正・校閲工数の効率化が見込めます。また版ごとの差分管理も可能です。
まずはマニュアルの「部品化」を進め、ルール策定は追々対応したい、というCMSの活用方針をご検討中の企業さまにも気軽に導入いただけます。

特長 

低コストで導入可能なマニュアル制作CMS

マニュアル制作にターゲットを絞って開発されたシステムのため、一般的なCMSよりも低コストでの導入・運用が可能です。
システム会社が開発している一般的なCMSより「データベース」としてはシンプルですが、XMLとしてのデータベース構築によって拡張性の基盤は担保されています。

他社CMSとiTrexの比較

項　目 他社CMS iTrex
ベース言語のライティングトピックライティングなどに準拠従来通りのテキストで部品化
レイアウトの自由度制約が多い制約が少ない
UI汎用性の高いデザイン現場向けデザイン
承認／権限設定必要（大掛かりなプロジェクト向き）ライセンス所有者が自由にアクセス可能
翻訳展開各CMSに紐付いた翻訳支援システムを採用翻訳品質の担保と翻訳量の抑制を実現する検査機能を実装
導入コスト（初年度）1000万～2000万円台300万円台

5G・IoT時代の情報戦略に向けて

iTrexに格納された情報は、来たる5Gの高速な通信網やIoT時代を見据えた様々な利用が考えられます。

  • マニュアル情報の組み替えによる流用作成
  • チャットボットの自動応答によるカスタマーサポート向けのコンテンツ制作
  • ユーザーの需要に即したリッチなヘルプ／サポートコンテンツ制作
  • 設置施工者やサービスマン向けの動画説明と連動したマニュアル情報の表示

人々の消費行動がめまぐるしく変容する時代において、製品情報の一元管理と広範囲でインタラクティブな活用は、企業にとってより重要な課題となってきています。

iTrexの導入は、制作現場の効率化と同時にデジタルトランスフォーメーション（DX）を実現するための核となる「データベースの構築」という新たな可能性をもたらします。

INTRODUCTION

アラヤの導入サポート

最適なプランをご提案

ヒアリングを行い、お客さまのお困りごと・目的・予算に合わせて「iTrexの導入のみ」「導入＋オプションサポート」「制作ツールとしてご指定」など、最適なプランをご提案いたします。

iTrex導入の意思決定をサポート

iTrex導入ご検討についての様々な機会を用意しております。
ご要望に応じてiTrexのトライアル（1ヶ月～）も提供しておりますので、有効にご活用ください。

操作トレーニングをサポート

ご要望に応じて、操作トレーニングをサポートいたします。
トライアルにて操作を体験していただき、ご希望のトレーニングやサポート体制についてご相談ください。

コンサルティング・オプション

iTrexは従来通りのレイアウトやライティングに対応することも可能ですが、CMS導入を機にレイアウト・デザインテンプレートの最適化や作業フローの見直しを行うことで、より目的に沿ったCMSとしての効果を発揮します。
お客さまの状況や要望に合わせ、アラヤのマニュアル制作実績をベースとしたお手伝いをさせていただきます。

導入フロー

1～1.5ヶ月（―）

インポート対象となる既存データのボリュームにより異なります。
フォーマット策定・スタイル作成・初回インポート・トレーニングを含む参考例です。

現状課題や要望のヒアリング
ヒアリングに沿った運用フローやマニュアル改善案の策定
概算お見積り
改善案に沿ったレイアウト・スタイルなどのフォーマットを策定
システム導入
スタイル作成
初回導入マニュアル（或いは既存マニュアル）のインポート／制作
操作トレーニング
運用開始
運用開始後3ヶ月、1年後に運用確認ミーティングを行います。
参考価格

2,735,000円～

導入（初年度）費用・3ライセンス・サーバー容量5GB／年間

項　目 価　格
初期費用（初年度のみ）500,000円～
スタイル構築（初年度のみ）400,000円～
トレーニング（初年度のみ）130,000円～
ライセンス料／サーバ使用料／運用サポート（年間運用費）1,705,000円～
  • 導入データのインポート・編集は別途費用が発生します。
  • マニュアルで使用する一般的なスタイル一式（出力例としてPDFのみの場合）
導入成果例

iTrex導入企業さまは次のような成果を実現しています。

項　目 成　果
シリーズ展開の制作時間10–30%削減
翻訳対象箇所10–30%削減
多言語編集の作業時間20–30%削減
多言語校正時間40–95%削減
WEB取説展開によるコールセンターへのコール数30–60%削減
CASE STUDIES

iTrexの事例

外資音響メーカー様での制作体制の効率化・工数削減

制作規模


3シリーズの約20モデル（約300ページ）を11言語に展開（内製作業：日本語制作、校正）

課題


製品のシリーズ毎に複数の類似モデルの制作と多言語版制作の同時展開を繰り返しており、各シリーズにまたがる記載事項の修正反映などに、膨大な手間と作業工数がかかっていました。またアナログな制作管理の結果として、記載ミスやモデル・言語間での記載のばらつきも多発していました。

解決・効果


iTrexの導入により、ベース言語である日本語から英語展開で工数／費用削減の効果を上げました。そして、より効果が顕著だったのは多言語展開においてです。
想定していた制作工数削減はもちろんのこと、記載の部品化による言語展開により、訳文の品質をシステムが管理・担保しているため、流用モデルの増加に比例して多言語での差分・校閲の数量が減少。結果、多言語のみでは最大95%近いチェック工数の削減となり、後工程である品質保証部門の確認工数の大幅な軽減に繋げることができました。

家電メーカー様でのマニュアルのHTML化

制作規模


4シリーズの約30モデル（約50ページ）を3言語に展開（内製作業：クイックガイド制作、校正）

課題


製品数が多く、またそれぞれのマニュアル／冊子もボリュームがあるため、年々印刷コストが増えていく傾向にありました。加えてユーザーからのWebマニュアル制作の要望が多く寄せられていたため、現行の印刷マニュアルのHTML化が急務でした。

解決・効果


従来工程であるDTPアプリをベースとしたHTMLマニュアルへの移行では、冊子ごとにHTML化のためのコーディング費用がかかります。加えて、移行期には印刷用PDFとHTMLの2種類のマニュアルが必要となり、従来DTPの延長線上でのHTML化では莫大な金額が試算されました。
対応策としてiTrexを導入したところ、その大きな特徴の一つである「ワンソースマルチユース」のしくみにより、一つのコンテンツ予算で同時に2種類のマニュアル（＝印刷用PDFとHTML）を制作することができ、当初想定していた費用のおおよそ50％で制作することができました。

iTrex導入のメーカー様でのCMSデータの新しい活用

制作規模


8シリーズの約24モデル（約200ページ）を24言語に展開（内製作業：校正のみ）

課題


既にiTrexを導入し、HTML化／Web展開が進んでいるクライアントさまにおいて、カスタマーサポートへの問い合わせが多く、スムーズな対応が難しくなってきていました。

解決・効果


既にiTrexに格納しているXMLデータとしてのマニュアル情報を流用し、よりユーザーに寄り添った新たなサポートコンテンツを作成したところ、問い合わせ件数を減らすことができました。
その後も同サポートコンテンツのアクセスログを収集／解析し、現状のマニュアルの内容や製品開発へフィードバックすることにより、より効果的なマニュアル構成や製品改善へと繋げています。

マニュアルの媒体変更、タスク／業務管理を⽬的とした導⼊実績もございます。

タブレットで⾒るマニュアルへ移⾏したい
本体内蔵のWEBマニュアル制作
慢性的な残業超過を解決したい
内製作業の整理により残業規定内達成
Q＆A

よくある質問

iTrexでどんなことができますか？
システムとしてはコンパクトなコストで、従来のデザインなどを踏襲しつつ、作業効率化や品質の向上、デジタル化などが行えます。
まずは導入せず、制作ツールとしてご指定いただくことも可能です。詳細につきましてはお問い合わせください。
既にあるデータのインポートはできますか？
DTPアプリからのインポート機能は備えておりません。
DTPソースデータはもちろん、PDFやWordなどからテキストデータを拾うことで、エクセルを介した効率的なインポート／制作が可能です。
操作の方法がわからない時は？
ライセンス契約時に運用費用としてサポートについてもご契約頂いております。サポートのご契約内容に沿って適宜サポートさせていただきます。
iTrex導入後、翻訳の依頼はどうすればいいですか？
翻訳対象としてはCATツールと相性の良いXMLを書き出して対応いたします。特にSDL Tradosについては、専用のセッティングファイルのご用意をしております。
トライアルで操作することはできますか？
ご要望に応じてトライアル（1ヶ月～）をご提供しております。
併せて簡易な操作レクチャーも無償でご用意しております。詳細につきましてはお問い合わせください。
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お問い合わせ

iTrexに関するご相談はこちらよりお問い合わせください。お問い合わせ内容の確認後、担当者よりご連絡させていただきます。
お急ぎの場合は、お電話にてお問い合わせください。